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合同(協議)管理制度

發布時間:2019-06-28  點擊數:944

合同(協議)管理制度

一、總則

1、目的

為加強合同管理,規范流程制度,確保協議經濟效益,根據《中華人民共和國合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本制度。

2、適用范圍

公司對外簽訂的各類合同(協議),包含已生效合同。

二、合同簽訂

1、合同審查審批

1)合同(協議)一律由董事長授權,總裁審批或簽訂;

2)我方至少保留三份合同原件,即財務一份、發起部門一份、檔案室存檔一份;

3)合同原則上由發起部門負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經業務管理部總經理審閱后按合同審批權限審批。

2、合同內容

1)開頭部分:需寫明協議方的全稱、簽約時間和簽約地點;

2正文部分包括合同范圍期限,合同各方的權利、義務。合同履行要求、質量標準、付款方式、結算時間、后續服務及保障、協議方相互協作、違約責任、爭議解決方式等條款;

3結尾部分:協議方需按規定用章,原則上使用合同專用章,無合同章時,可使用公章,嚴禁使用個人章或部門。注明合同有效期限、合同有效期的生效日期不得早于協議方的簽署日期;

3、合同簽訂

1)合同談判須由集團委派或委托相關人員共同參加,不得一人直接與協議方談判合同。子公司享有合同簽訂參與洽談權限,不得私自以公司名義簽訂合同;

2)任何合同及協議簽訂前,我方必須有三人(含)以上簽字,嚴格按照行政審批后蓋章才能有效。此條款適用于所有合同,需明確在合同內容當中,作為甲乙協議方簽訂合同的必備條件;

3)簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業負責;

4)簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解并由合同(協議)發起部門核實協議方當事人的情況;包括企業基本信息及三證、資信誠信狀況、委托文件及個人基本信息(身份證、現居住及聯系電話、緊急情況聯系人),協議方當事人基本信息存檔;

5)簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則;

6)合同除即時結清者外,一律采用書面格式,并必須采用統一合同文本;

7)合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確;

8)簽訂合同除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協議合同由我方所在地人民法院管轄;

9)任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲;

10)全面實行合同編號管理制度。

三、履約標準

1、合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執行合同所規定的義務,按合同約定確保完全履行;

2、合同(協議)必須經行政審批后方可執行;

3、合同(協議)約定項必須有落實執行階段性計劃;

4、發起部門執行必須明確責任人,執行過程中公司財務和履約人應隨時了解和掌握現場情況。

5、執行過程中各種簽證、證明、承諾、變更、補充協議(包括解除協議、終止協議等)、增項等文字性材料,我方必須有三人(含)以上簽字,嚴格按照行政審批后蓋章才能有效。未按此規定執行的各種文字資料均視為個人行為,公司不承擔任何責任;

6、執行過程中發現問題應及時匯報解決,凡隱瞞事實,私自主張將追究有關人員責任;

7、合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的,一般應以物資交清,工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。

四、合同變更或解除

1、在合同履行過程中,碰到困難的,首先應盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時,應由公司組織相關人員進行討論,權衡利弊作出變更、解決決議后,在法律規定或合理期限內與協議方當事人進行協商;

2、協議方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本公司合法權益出發,從嚴控制,變更須三人以上簽字蓋章;

3、變更、解除合同,必須符合《合同法》的規定,并應在公司內辦理有關的手續;

4、變更、解除合同的手續,應按本制度規定的審批權限和程序執行;

5、變更、解除合同,一律必須采用書面形式(包括當事人各方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律無效;

6、變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經各方一致同意的例外;

7、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協議書中明確規定;

8、以變更、解除合同為名,以權謀私、假公濟私,損公肥私者,一經發現,從嚴懲處。

五、特別說明

即日起凡公司對外簽訂的所有合同(協議)需增加以下內容:執行過程中各種簽證、證明、承諾、變更、補充協議(包括解除協議、終止協議等)、增項等文字資料,我方必須有三人或三人以上人員簽字并蓋章才能有效。

六、合同執行流程圖

七、合同(協議)生效后執行情況的監督、檢查

1、成立以法律顧問、總辦、行政、財務為單位組成的檢查小組,由行政管理部總經理任組長,對全公司合同執行情況進行監督檢查。

2、檢查內容包括:①合同執行情況;②合同執行中存在的問題;③合同是否有隱含的糾紛;④甲、乙雙方履行權利義務進展情況。

3、檢查時間:每月對全公司的所有合同進行一次檢查(已簽訂實施的),發現問題及時提出意見匯報董事長和總裁。

4、檢查流程:采取聽、看、問的方式,聽合同主體單位匯報;看現場、看實物、票據;問合同數量、質量、標準、進度情況。

5、每月底將檢查情況統計分析表匯總上報董事長和總裁。

6、總裁、業務管理部總經理、財務管理部及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理或匯報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關人員的責任。

八、此文自下發之日起執行。


陜西女皇實業有限公司

二〇一九年六月二十八日

 
 
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